Back to school, back to the (home) office

Hoe ging men bij Van Dessel vóór de coronacrisis om met telewerk?

Ronald Van de Velde: “Voor de crisis was er in onze organisatie nog geen sprake van structureel telewerk. De vraag naar thuiswerk werd toen slechts sporadisch gesteld. De meeste van onze medewerkers wonen in de nabije omgeving van onze kantoren, fileleed is aan hen dus niet besteed. Ik vermoed dat de verklaring voor een groot stuk daarin schuilt. Maar ook vanuit bedrijfsstandpunt was er geen nood aan telewerk. We bevinden ons niet in drukke steden als Antwerpen of Brussel, waar er hoge huurprijzen zijn. Want die zullen ongetwijfeld ook veel bedrijven aanzetten om het aantal vierkante meters aan kantoorruimte te beperken.

Telewerk stond wel als thema op de agenda. Een werkgroep was al aan de slag gegaan om een policy te ontwikkelen en had haar voorstel klaar in februari 2020. Een maand later zag de wereld er plots helemaal anders uit.”

Je doelt daar ongetwijfeld op de uitbraak van de coronacrisis in maart 2020, die iedereen verplichtte om thuis te werken?

“Inderdaad. De pandemie dwong ons om zeer snel te schakelen en van de ene dag op de andere grote veranderingen door te voeren. Aangezien de meeste collega’s niet over een laptop beschikten, resulteerde dat in een ongeziene verhuis van desktops en beeldschermen. Onze IT-dienst heeft echt fantastisch werk geleverd en is erin geslaagd om iedereen zonder onderbreking thuis aan de slag te laten gaan. Daarnaast konden we rekenen op een aantal medewerkers die wel op kantoor bleven. Onze centrale administratie zorgde ervoor dat alle documenten digitaal werden aangeleverd en onze receptionisten bleven paraat om het telefonisch onthaal te verzorgen.”

Waren er extra investeringen nodig voor die snelle omschakeling?

“Zeker. Stelselmatig hebben we iedere medewerker zijn desktop laten inruilen voor een laptop. Dat was geen eenvoudig proces, omdat de vraag naar IT-materiaal op dat moment exponentieel steeg. Ook de investering was niet min. Onze inkomsten kwamen door de coronacrisis sterk onder druk te staan. Bovendien deden we er alles aan om iedereen aan het werk te houden, zonder gebruik te maken van steunmaatregelen zoals tijdelijke werkloosheid. Dat waren geen eenvoudige beslissingen.

Naast alle hardware-aanpassingen moesten we ook omschakelen naar online vergaderen en aansturing op afstand. Ook dat is bijzonder vlot verlopen. Elk van onze medewerkers verdient daarvoor een dikke pluim. Gelukkig zijn onze mensen heel wendbaar. Dat is ook nodig in een werkomgeving waarin altijd wat beweegt: bij Van Dessel staan we nooit stil.”

Het artikel gaat verder onder de foto.

Ronald Van de Velde, HR-directeur bij Van Dessel
 

De omschakeling naar digitaal werken is dus over de hele lijn vlot verlopen? Mooi!

“In grote lijnen is dat inderdaad heel vlot gegaan. Onze sterk doorgedreven digitalisering heeft ons zeker geen windeieren gelegd. Maar uiteraard heeft de hele situatie ook in onze organisatie haar tol geëist. We hebben bijvoorbeeld vastgesteld dat veel informatie op een informele manier door onze organisatie trekt. Dat natuurlijk proces viel grotendeels weg. Ook het fulltime thuis werken, vaak met andere gezinsleden samen, was niet voor iedereen even simpel te organiseren. Een mirakeloplossing voor het werken met kleine kinderen in de buurt bestaat helaas niet.”

Wat zijn volgens jou de belangrijkste “lessons learned” na die langdurige telewerkperiode?

We houden natuurlijk heel wat pluspunten over aan de harde leerschool van het afgelopen anderhalf jaar. Onnodige verplaatsingen zullen we ongetwijfeld vermijden. Het gebruik van MS Teams is niet alleen bij ons, maar ook bij onze klanten en leveranciers ingeburgerd geraakt. Onze digitalisering heeft een extra boost gekregen en we zijn ook ons opleidingsaanbod anders gaan bekijken. De shift naar online is een duidelijke trend.”

Onze regering roept werkgevers op om telewerk structureel te verankeren. Gaat Van Dessel daarin mee?

“Op 1 september zijn we aan een nieuw tijdperk bij Van Dessel begonnen. Voor heel wat collega’s zal het structurele telewerk voortaan deel uitmaken van de arbeidsovereenkomst. We opteren voor drie dagen verplichte aanwezigheid op kantoor. De overige werkdagen kunnen onze medewerkers op vrijwillige basis thuis presteren.

Je voelt wel aan dat er een opbod zou kunnen ontstaan tussen de werkgevers, waarbij het telewerken gekoppeld wordt aan een grote flexibiliteit. Dat vind ik jammer, want we kunnen niet ontkennen dat de vrijheid bij ons eindigt waar de noden van onze klanten beginnen. De bereikbaarheid tijdens onze brede kantooruren blijft cruciaal. Een organisatie van het telewerk waarbij er in de vroege of heel late uren gewerkt wordt, is in het kader van onze dienstverlening nefast. Ik hoop van harte dat iedere medewerker én kandidaat-medewerker dat ten volle beseft en begrijpt.”

Het is logisch dat de bereikbaarheid voor klanten een prioriteit is. Is dat ook de reden waarom er geopteerd wordt voor drie dagen werken op kantoor?

“Dat we de voorkeur geven aan meer aanwezigheid op kantoor vloeit daar zeker uit voort, maar dat is absoluut niet de enige reden. Onze teamgeest en verbondenheid was vóór corona één van de voornaamste beweegredenen om als werknemer voor Van Dessel te kiezen. Het spreekt voor zich dat we dat zo snel mogelijk willen herwinnen. We verwachten dat meer aanwezigheid op kantoor daartoe zal bijdragen.

Uiteindelijk is de mens een sociaal dier. We worden niet blij van alleen op een eiland te zitten. Daarom zoeken we in ons telewerkbeleid naar het juiste evenwicht tussen een betere work-lifebalans en een efficiëntere invulling van onze werktijd. De broodnodige sociale contacten op de werkvloer willen we afwisselen met tijd en ruimte voor rust en concentratie. Wie die rust en concentratie beter thuis kan vinden, heeft daar voortaan de kans toe. Een win-win voor zowel de medewerker als onze organisatie.”